কর্মচারীর উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধিতে প্রয়োজন কার্যকর এইচ আর এবং পে-রোল সফটওয়্যার

মানব সম্পদের সুষ্ঠু এবং কৌশলগত ব্যাস্থাপনা পদ্ধতির মাধ্যমে কোন প্রতিষ্ঠানের লক্ষসমূহ অর্জন করাই হচ্ছে মানব সম্পদ বিভাগের প্রধান কাজ। বিংশ শতাব্দিতে ফেড্রিক টেইলরের বৈজ্ঞানিক তত্ত মানব সম্পর্ক বিজ্ঞান যা পরবর্তীতে মানব সম্পদ ব্যাবস্থাপনায় (Human Resources Management) পরিণত হয়। শিল্প বিপ্লবের ঐ সময়টায় কর্মচারীদের অবৈধভাবে কাজে লাগিয়ে বিশ্বে নিজ প্রতিষ্ঠানকে উঁচুতে দাড় করানোর প্রচেষ্ঠায় মরিয়া হয়ে উঠেছিল শিল্প প্রতিষ্ঠানের মালিকেরা। এতে কর্মচারীদের মধ্যে ক্ষোভ, অসন্তুষ্টি আর কাজের প্রতি অনিহা প্রকাশ পেতে থাকে। তারই ফলস্বরুপ এই মানব সম্পদ ব্যবস্থাপনা ধারনার জন্ম। তাই কোন প্রতিষ্ঠানের বিশেষ করে তৈরি পোষাক কারখানাগুলোতে গুরুত্বপূর্ণ এই বিভাগটির (এইচ আর) কাজের ধারা এবং ফলাফলগুলোকে স্বচ্ছতা আর জবাবদীহিতার সাথে পরিচালনার জন্য পে-রোল সফটওয়্যার গুরুত্বপূর্ণ এবং সময়উপযোগী ভুমিকা রাখতে পারে। প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী/কর্মকর্তাদের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধিতে এইচ আর এবং পে-রোল সফটওয়্যারের কার্য়করী বৈশিষ্টসমূহ নিচে আলোচনা করা হল:

১. সময় বাঁচানো এবং সঠিক সময়ে বেতন ভাতা প্রদান

মাস শেষে কর্মচারীদের বেতন, হাজিরা, বোনাস ইত্যাদির হিসাব নিকাশের জন্য প্রচুর পরিমানে কাগজের হিসাব এবং প্রচুর পরিমাণে এক্সেলের শিট প্রস্তুত করতে হয় যা অনেক সময় সাপেক্ষ ব্যাপার। এবং এতে সঠিক সময়ে কর্মচারীদের বেতন প্রদানও অসম্ভব হয়ে পড়ে। আর সঠিক সময়ে বেতন, বোনাস না পাওয়াই হল কর্মচারী টার্নওভারের প্রধান কারণ। আর কর্মচারী টার্নওভার যে একটা প্রতিষ্ঠানের জন্য কতটা ক্ষতি তা এইচ আর বিভাগ ভাল করেই জানে। তাই এসব আশঙ্কা কাটানো এবং প্রতিষ্ঠানের লক্ষ অর্জনে প্রতিষ্ঠান এবং কর্মচারীদের মধ্যে স্চ্ছতার একটা সেতুবন্ধন হিসেবে কাজ করবে পে-রোল সফটওয়্যার। কম সময়ে সকল প্রকার হিসাব নিকাশ হবে পে-রোলের মাধ্যমে। এতে সময় বাঁচবে আর পাশাপাশি মাসের শেষেই কর্মচারী/কর্মকর্তাদের বেতন,ভাতা প্রদান নিশ্চিত করা যাবে।

২. নিরপেক্ষ এইচ আর বিভাগ

কোন প্রতিষ্ঠানের এইচ আর বিভাগকে তার কাজে সবসময় নিরপেক্ষ থাকতে হবে। বিশেষ করে প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী/ কর্মকর্তা নিয়োগের ক্ষেত্রে এবং তাদের মধ্যে বেতন ভাতা প্রদানে এইচ আর (HR) বিভাগের স্বজনপ্রীতি, কোন প্রার্থীর পক্ষ অবলম্বন করা ইত্যাদি অনৈতিক কাজগুলো প্রতিষ্ঠানের কিংবা কর্মচারী/ কর্মকর্তাদের জন্য মঙ্গলজনক হতে পারে না। তাই পে-রোলের সংরক্ষিত তথ্যের মাধ্যমে এইচ আর বিভাগের নিরপেক্ষতার নিশ্চয়তা প্রদান করবে।

৩. অনকূল কর্মপরিবেশ ও নিরাপত্তা

আর একটা গুরুত্বপূর্ণ ব্যাপার হল কোন প্রতিষ্ঠানের কর্মচারীরাই হচ্ছে সেই প্রতষ্ঠানের মূল চালিকা শক্তি। তাই এই মূল চালিকা শক্তিকে পিছনে রেখে কোন প্রতিষ্ঠানই আগাতে পারে না। আর কর্মচারীদের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি নির্ভর করে অনেকটা এইচ আর বিভাগের কর্মকাণ্ড এর উপর। কর্মচারীদের কাজের পরিবেশ, মজুরি বা বেতন, কর্মক্ষেত্রের নিরাপত্তা ইত্যাদি বিষয়ের উপর। তাই প্রতিষ্ঠানের মূল লক্ষকে সামনে রেখে কর্মচারারীদের জন্য অনুকুল কর্মপরিবেশ সৃষ্টির পাশাপাশি তাদের প্রাপ্য পাওনা সঠিক সময়ে প্রদান এইচ আর বিভাগের গুরুত্বপূর্ণ কাজ। আর পে-রোল সফটওয়্যারে অডিট এবং কমপ্লায়েন্সের ফিচার সমূহ যুক্ত থাকলে তা কর্মচারীদের কর্মক্ষেত্রে নিরাপদ কর্মপরিবেশ এবং মানসিক সুস্থতা নিশ্চিত করবে।

৪. স্বয়ংক্রিয় তথ্য হালনাগাদ সুবিধা

পে-রোল সফটওয়্যারটি সময়মত আপডেট রাখাও যাবে। তাই প্রতিষ্ঠানের বর্তমান বেতন কাঠামো, হাজিরা পদ্ধতি, বোনাস ইত্যাদি নিয়ে চিন্তার কোন বিষয় নেই। শুধুমাত্র প্রতিষ্ঠানের বিধান গুলো পরিবর্তনের সাথে সাথে পে-রোলে তা আপডেট দিলেই স্বয়ংক্রিয়ভাবে তা বর্তমানের হিসাব নিকাশ সহ প্রকাশ করবে।

৫. প্রতিষ্ঠানের প্রতি কর্মচারী/কর্মকর্তাদের আস্থা বৃদ্ধি

পে-রোলের মাধ্যমে যেহেতু স্বয়ংক্রিয়ভাবে কর্মচারীদের হাজিরা এবং তাদের কর্মদক্ষতা সংরক্ষিত থাকবে সেহেতু কর্মচারী/কর্মকর্তাদের কর্মদক্ষতা নির্ণয়ে তাদের মধ্যে অসন্তুষ্টিটাও থাকবেনা ফলে তারা প্রতিষ্ঠানের প্রতি আস্থাভাজন হবে।

৬. প্রতিষ্ঠানের সুনাম বৃদ্ধি এবং দক্ষ জনবল নিয়োগ

সঠিক তথ্য সংরক্ষণ, প্রত্যেকের কাজের সঠিক হিসাব এবং সঠিক সময়ে তা প্রদানের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের প্রতি কর্মচারীদের আস্থাভাজন আরও বৃদ্ধি পাবে। তখন সেইসব কর্মচারীদের দ্বারাই প্রতিষ্ঠানের সুনাম ছড়াবে। এতে নতুন মানব সম্পদ নিয়োগের ক্ষেত্রে দ্ক্ষ মানব সম্পদ পাবার সম্ভাবনাও বৃদ্ধি পাবে।

৭. চাকুরিজীবীদের কাজের প্রতি শ্রদ্ধাশীল বৃদ্ধি

কর্মচারীদের জন্য উৎপাদন বোনাস, রাতের মজুরি, অতিরিক্ত সময়ের মজুরির হিসাব রাখা সহ রয়েছে অগ্রিম পে-মেন্টের অপশন সমূহ। যার দ্বারা অতি সহজেই এসবের তথ্য সংরক্ষনসহ কর্মচারীদের মধ্যে সঠিক সময়ে সেগুলো প্রদানে সাহায্য করবে। আর এইচ আর বিভাগ যখন এসব কাজ ভালভাবে করতে পারবে তখন কর্মচারীদের আর এসব নিয়ে চিন্তা করার প্রয়োজন পড়বে না। এতে তারা নিজ নিজ কাজে যথেষ্ট শ্রদ্ধাশীল হবে। বিশেষ করে কর্মচারীদের অগ্রিম বেতন প্রদান প্রতিষ্ঠানের প্রতি কর্মচারীদের আকর্ষন বাড়াতে পারে। আর পে-রোল সফটওয়ারের মাধ্যমে এইসব হিসাব রাখা খুবই সহজ ।

৮. কর্মচারী/ কর্মকর্তাদের মনোবল বৃদ্ধি

কোন প্রতিষ্ঠানের সঠিক সময়ে সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার ক্ষেত্রে প্রতিষ্ঠানের সংরক্ষিত তথ্য গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। তাই কর্মচারী/কর্মকর্তাদের সকল তথ্য সঠিকভাবে সংগ্রহে না থাকাটা অনেকটা হতাশজনক। প্রতিষ্ঠানের কর্মচারী/কর্মকর্তারা চান যে, তাদের কাজ সম্পর্কে সঠিক তথ্য জানতে এবং তাদের কাজের মূল্য সঠিকভাবে সঠিক সময়ে পাবার নিশ্চয়তা। তাই বহুমুখী পে-রোল (Payroll) সফটওয়ারের মাধ্যমে এইচ আর বিভাগ সঠিকভাবে সকল কর্মচারীদের তথ্য সংরক্ষণের দ্বারা সেসবের নিশ্চয়তা প্রদান করবে। যা কর্মচারী/কর্মকর্তাদের সঠিক মনোবলের বিকাশ ঘটাবে।

পরিশেষে, মানব সম্পদ বিভাগ হচ্ছে প্রতিষ্ঠান আর কর্মাচারীদের মধ্যে সেতুবন্ধনের প্রত্তুতকারক। তাই মানব  সম্পদ বিভাগ প্রতিষ্ঠান এবং কর্মচারীদের মধ্যকার সেতুটি যাতে অনেক মজবুত হয় তার জন্য যা যা ভাল কিছু করা দরকার তা করতে সর্বদা বদ্ধ পরিকর থাকবে। এটি আরো কার্যকরীভাবে করার জন্য একটি আদর্শ পে-রোল সফটওয়্যার হতে পারে বেস্ট চয়েজ ।

আদর্শ এবং কার্যকরী পে-রোল সফটওয়্যার আসলে কি?

সব যায়গায় গুণগত পণ্যের ঘাটতি রয়েছে যেটা বিশেষ করে সফটওয়্যারের ক্ষেত্রে বেশি হয়ে থাকে। বাংলাদেশের তৈরি পোশাক শিল্প কারখানা গুলোতে এইচ আর এবং পে-রোল সফটওয়্যার এর ব্যবহার তুলনামূকভাবে কম। বাজারে যে সফটওয়্যারগুলো আছে, বেশিরভাগই গার্মেন্টেসকে টার্গেট করে করা না। আবার কিছু কিছু আছে ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশন যেগুলো তাদের ডেস্কের বাইরে প্রবেশাধিকার দেয় না।  এগুলো প্রত্যেকটি কম্পিউটারে ইন্সটল দিতে হয় যেটা অনেক ক্লান্তিকর কাজ। তাই, আদর্শ এবং কার্যকরী পে-রোল সফটওয়্যার হতে পারে একটি ওয়েব আর মোবাইল  ভিত্তিক সফটওয়্যার যা শুধু গার্মেন্টস ইন্ডাস্ট্রিকে টার্গেট করে বানানো হয়েছে, যার মধ্যে গার্মেন্টসের এইচ আর পেরোলের সব সুবিধাই আছে।

 

এই রকমই একটি সফটওয়্যার হচ্ছে স্পার্ক।

এটি একটি ওয়েব এবং মোবাইল ভিত্তিক অসাধারণ এইচ আর এবং পে-রোল সফটওয়্যার, বিস্তারিত জানতে ক্লিক করুন  www.aplectrum.com/hr-payroll-solution/

কেন Spark কে বেছে নিবেন? ‍

• সফটওয়্যারটি যে কোন ডিভাইস এমনকি মোবাইলের মাধ্যমেও বিশ্বের যেকোন স্থান থেকে যেকোন সময়ে ব্যবহার করা যাবে।
• সফটওয়্যারটি ব্যবহারের দ্বারা কোম্পানি প্রতি মাসে ২ থেকে ৫ লাখ টাকা সেভ করতে পারবে।
• সিফ্টিং অনেক অনেক ভাবে কনফিগার করা যায়।
• উৎপাদন বোনাস, রাতের মজুরি, অতিরিক্ত কাজের মজুরিগুলো ঠিক করার জন্য হরেক রকমের উপায়।
• কর্মচারীদের ফিক্সড বেতন এবং পণ্যের প্রতি ইউনিটের মজুরিও নির্ণয় করা যাবে এই সফটওয়্যারে।
• সরকারি গ্যাজেট অনুযায়ী কমপ্লায়েন্স সম্পর্কিত বিভিন্ন রিপোর্টেরও ব্যবস্থা আছে।
• বেতন, টার্নওভার, উপস্থিতি ইত্যাদির উপর বিভিন্ন রকমের বিশ্লেষণধর্মী রিপোর্ট।
• ফাইনাল সেটেলমেন্ট, ট্রেনিং, কেপিআই, অনুপস্থিতির জন্য স্বয়ংক্রিয় চিঠি ইত্যাদির ব্যাবস্থা।
• ড্যাশবোর্ড যেইখানে দ্রুত সব তথ্য দেখা যাবে একসাথে।
• ইমেইলে রিপোর্ট পাওয়ার ব্যাবস্তা।
• আছে ব্যবহার কারী নিরাপত্তার ব্যবস্থাও। এতে অনুমতিপ্রাপ্ত ব্যবহার কারীরাই সফ্টওয়্যারের তদারকি করতে পারবে।
• এ ছাড়া আরো অনেক সুবিধা।